INES öffnet Türen

Wenn die Neue Messe Stuttgart am 19. Oktober an den Start geht, dann setzt sie in vielerlei Hinsicht Maßstäbe. Und zwar weltweit. Zum Beispiel mit INES, dem „Integrierten Eventsite Management System“. INES regelt nicht nur Ticketverkauf und Zugangskontrolle, sie ist zugleich elektronisches Leitsystem und Informationsquelle für Aussteller wie Besucher.

Bruno Hovadik ist viel herumgekommen. Als Projektleiter hat er dreieinhalb Jahre lang an der Realisierung von INES für die Neue Messe Stuttgart gearbeitet, hat sich auf der ganzen Welt umgesehen, hat Einlasskontroll- und Besuchermanagement-Systeme angeschaut, ihre Schwächen und Stärken analysiert. Zuvor hatte er unter anderem ein solches System für die Autostadt Wolfsburg und für die Gläserne Fabrik von Volkswagen in Dresden verwirklicht. Doch dies hier setzt seiner bisherigen Arbeit die Krone auf. „Was wir in Stuttgart installiert haben, ist in dieser Integrationstiefe und Leistungsfähigkeit bislang weltweit ohne Beispiel.“

Das fängt an bei der Fachbesucher-Registrierung. „Die Infrastruktur, mit der wir das zeitkritische Einchecken schnell und effizient erledigen, ist ganz neu für die Branche.“ Und das geht so: Hat der Fachbesucher seinen Erfassungsbogen ausgefüllt, wird dieser sofort abfotografiert. Im selben Moment liegen die Daten auch schon im Datacenter vor – eine Schrifterkennungs-Software hat sie bereits vom Papier in elektronische Form gebracht, die Menschen an den Erfassungsterminals im Hintergrund müssen das Ergebnis nur noch kurz prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Nach wenigen Sekunden ist dieser Vorgang erledigt, das Datacenter gibt den Ausdruck des Einlasstickets frei, das auch gleich als Namensschild dient. Bruno Hovadik: „Das Ganze dauert unter 30 Sekunden – das ist sensationell.“

Damit nicht genug, schließlich ist der Zweck einer Messe vor allem Kommunikation und Marketing. Das heißt, Aussteller und Besucher sind in der Regel an einem Austausch von Daten und Fakten interessiert. Kein Problem für INES. „Der Besucher kann sein Ticket vom Aussteller seiner Wahl am Stand einscannen lassen, und schon sind seine Daten übermittelt. Das Eintippen von Visitenkärtchen nach der Messe, für jeden Aussteller heute eine eher lästige Pflichtübung, gehört damit der Vergangenheit an. Außerdem kann der Aussteller noch während der Messe ein erstes Anschreiben an die Besucher seines Standes raus schicken lassen.“

Noch komfortabler und effizienter wird´s, wenn der Messebesucher vorab im Internet oder vor Ort an einem der Info-Terminals seinen Messeplaner zusammenstellt. Er erfährt dabei nicht nur, welcher Aussteller für seinen Informationsbedarf relevant ist, das System informiert ihn auch über die optimale Route von Aussteller zu Aussteller. Das spart Zeit und schont die strapazierten Beine. Wer sich vorab online anmeldet, kann sich ein so genanntes Home Ticket ausdrucken, das für ihn gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlägt:

  • Parkplatz-Reservierung / Parkplatz-Garantie. Der Besucher zieht an der Parkhaus-Schranke mit dem Home Ticket sein Einfahrtsticket, INES hat einen Platz für ihn reserviert.
  • Ticket-Reservierung. Hat der Besucher sein Einlassticket für die Messe vorab bezahlt, kann er dies mit seinem Home Ticket an einem der Automaten ausdrucken lassen. Wartezeiten und die Registrierung an den Kassen entfallen damit.
  • Messeplaner. Mit dem Home Ticket kann sich der Besucher an jedem Info-Terminal auf dem Messe-Gelände sofort seinen ganz persönlichen Messeplaner ausdrucken lassen.

Bequemer geht´s kaum. Es sei denn, man hat sich schon zuvor für eine andere Fachmesse in Stuttgart registrieren lassen. Dann nämlich kann man sich einen Fachbesucher-Ausweis zuschicken oder vor Ort ausdrucken lassen und braucht seine Kontaktdaten nicht jedes Mal neu einzugeben. Ansonsten erfüllt der Fachbesucher-Ausweis die gleichen Funktionen wie das Home Ticket.

Auch die Ticket-Automaten übrigens gehören zum Modernsten, was es bislang für Messen und sonstige Veranstaltungsorten gibt, erklärt Bruno Hovadik: „Wir haben sämtliche technischen Einrichtungen wie Besucher-Infoterminals, Drehkreuze, Kassenplätze, Ticketautomaten und Wegeleitsystem individuell für die Neue Messe Stuttgart gestalten und produzieren lassen. Das heißt, Sie finden auf der ganzen Welt kein zweites System, das diese Kombination von optimierter Funktionalität und exklusivem Design bietet.“

Doch auch im Hintergrund läuft INES zu Hochform auf. Denn das System ist zugleich die technologische Basis für die Steuerung der Auf- und Abbaulogistik vor und nach einer Messe. Dass dies keine Kleinigkeit ist, weiß, wer schon mal einen Tag vor Beginn einer größeren Messe auf dem Gelände war. Da ist häufig kaum ein Durchkommen, und der Verkehr zwischen den Hallen stockt mehr als dass er fließt. „Das wird bei uns nicht passieren“, ist Bruno Hovadik sicher. Dafür werde das ausgeklügelte Steuerungssystem von INES sorgen: Jeder Fahrer, der mit seinem Fahrzeug aufs Gelände will, meldet sich zunächst bei der Anlieferzufahrt mit seinem Ziel (Halle und Standnummer), Fahrzeugtyp (Lieferwagen oder 40-Tonner), Kfz-Kennzeichen und Handynummer an. Außerdem muss er 100 Euro Pfand hinterlegen, die er nur zurück bekommt, wenn er innerhalb einer vorgegebenen Zeit wieder ausfährt. „Natürlich können wir bei Bedarf die Aufenthaltszeit verlängern. Aber wir stellen damit sicher, dass der Fahrer seinen Job wirklich zügig erledigt und nicht länger als nötig auf dem Gelände bleibt.“

Jetzt erhält jeder Fahrer Einfahrtscode, Einfahrtsschein und einen Plan mit der optimalen Fahrtroute zu seinem Ziel. Natürlich berücksichtigt INES dabei die aktuelle Verkehrslage auf dem Gelände. Parallel dazu erfährt der zuständige Logistiker bei der Halle, welcher Transport einschließlich Fahrzeugtyp und Kennzeichen für ihn ansteht. Gibt er grünes Licht, erhält der betroffene Fahrer eine SMS auf sein Handy, und sein Einfahrtscode erscheint auf einer großen Videowand an der Einfahrt. Beim Passieren der Schranke wird der Einfahrtsschein gescannt, der Logistiker vor Ort weiß, dass der fragliche Transport an ihn unterwegs ist und kann ihn einplanen.

Die Vorarbeit ist getan. Jetzt freut sich Bruno Hovadik auf die Feuertaufe: „Unser Ziel war es, Visionen umzusetzen. Und genau das haben wir getan. Nach meiner Einschätzung jedenfalls haben wir hier in Stuttgart nicht nur dank INES das modernste Messegelände Europas.“

 

Alleskönner

Das „Integrierte Eventsite Management System“, kurz: INES, das auf dem Gelände der Neuen Messe Stuttgart zum Einsatz kommt, ist das wohl leistungsfähigste und komplexeste System seiner Art weltweit. INES regelt Besucherregistrierung, Ticketverkauf und Zugangskontrolle, sie ist elektronisches Leitsystem und Informationsquelle für Aussteller wie Besucher, und sie steuert die komplette Auf- und Abbaulogistik. Das System ist in dieser Integrationstiefe und Leistungsfähigkeit bislang weltweit ohne Beispiel.